Rekrytointiohjeita ja -tukea seurakunnalle

Uutta osaamista etsimässä

Uuden viranhaltijan tai työntekijän rekrytointi on seurakunnalle tärkeä strateginen tehtävä. Siksi jokaiseen rekrytointiin on syytä paneutua huolella. Rekrytointi ulottuu seurakunnan perusarvojen ja tavoitteiden pohdinnasta uuden työntekijän vastaanottamiseen ja sitouttamiseen.

Rekrytointi on pitkäjänteistä toimintaa: ratkaisevat sysäykset, jotka johtavat hakeutumaan kirkon alalle, ovat usein peräisin jo lapsuudesta tai nuoruudesta. Samalla rekrytointi on jatkuvasti muutoksessa: on mietittävä, millaista osaamista ja millaisia valmiuksia seurakunta tarvitsee tulevaisuudessa. Varsinkin kun työtehtävä vapautuu yllättäen, on paine lähteä nopeasti paikkaamaan syntynyttä aukkoa. On kuitenkin tärkeä pysähtyä miettimään, millaista uutta osaamista seurakunta vastaisuudessa erityisesti tarvitsee. Niin kurja tilanne kuin työntekijän lähtö onkin, se on myös mahdollisuus katsoa kohti uutta.

Suunta vie seurakunnissa kohti verkostomaista työotetta. Siitä on hyötyä myös rekrytoinnissa. Luontevia yhteistyökumppaneita rekrytoinnissa voivat olla esimerkiksi naapuriseurakunta, kunta tai paikalliset järjestöt, joiden kanssa seurakunta tekee yhteistyötä.

Uuden työntekijän perehdyttäminen ja sitouttaminen ovat tärkeä osa rekrytointia. On kyse koko työyhteisön ja työympäristön kehittämisestä niin, että uusi työntekijä pääsee työssään mahdollisimman hyvin alkuun. Ihannetilanteessa perehdyttämiseen liittyy mentorointi: työnantaja auttaa etsimään uudelle työntekijälle keskustelukumppaniksi kokeneemman kollegan lähiseurakunnasta. Mentoroinnissa ammatillista osaamista ja hengellistä identiteettiä koskevat kysymykset yhdistyvät toisiinsa.

Kaikkia seurakunnan rekrytointeja suunniteltaessa ja toteutettaessa on huolehdittava, että hakijoita kohdellaan tasapuolisesti, valintakriteerit ovat joka vaiheessa asianmukaiset ja oikeanlainen tiedonsaanti toteutuu. Hyviä apuneuvoja, joihin valmisteluun, päätöksentekoon ja perehdyttämiseen osallistuvien on syytä tutustua, ovat esimerkiksi seuraavat:

Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus rekrytoinnissa (PDF)
Sari Anetjärvi, hallintopäällikkö, Espoon seurakuntayhtymä

Valitse oikein – Opas valtionhallinnon johtajien ja asiantuntijoiden rekrytointiin 2020 (PDF)
Kari Laine & Kirsi Äijälä

Ohje virantäytössä noudatettavista periaatteista, 30.5.2022 (PDF)
Valtiovarainministeriö

LAVA – Lapset ja nuoret huomioitava kaikessa kirkon päätöksenteossa

Kirkon koulutus: perehdyttäminen

Kirkon perehdyttämisopas (PDF)

Perehdyttämistä ja mentorointia koskevat ohjeet ja lomakkeet

Kapitulin kahvipöydässä -podcast:
Jakso 2: Rekrytoinnista
Jakso 7: Perehdyttämisestä
Jakso 8: Opinnoista ja pappisurasta

Papin rekrytointi

Papin rekrytointi tapahtuu tuomiokapitulin ja seurakunnan yhteistyönä. Kun lähestyvä rekrytointitarve tulee seurakunnassa tietoon, kirkkoherran kannattaa olla viipymättä yhteydessä tuomiokapituliin (hiippakuntapastoriin). Tällöin suunnitellaan rekrytoinnin aikataulu siten, että prosessi voidaan hoitaa huolellisesti mutta ilman tarpeettomia viivytyksiä.

Seurakuntapastori

Kun seurakunnassa tulee avoimeksi seurakuntapastorin vakinainen virka, seurakunta antaa lausunnon viran täyttämisestä. Jos seurakunta pyytää lausunnossa viran täyttämistä, hiippakuntapastori laatii yhdessä seurakunnan kanssa hakuilmoituksen ja avaa ilmoittautumisen KirkkoRekry-järjestelmässä (linkki). Järjestelmän välityksellä hakuilmoitus tulee myös Oikotie-palveluun (linkki). Hiippakuntapastori laatii seurakunnan edustajalle/edustajille (ainakin kirkkoherra) tunnukset järjestelmään. Siten seurakunnan edustaja pääsee tutustumaan hakuasiakirjoihin sitä mukaa kun hakemuksia saapuu.

Ilmoittautumisajan päätyttyä seurakunta haastattelee kärkihakijat ja antaa hakijoista lausunnon tuomiokapitulille. On tärkeää, että lausunnossa hakijoita vertaillaan riittävän seikkaperäisesti ja että lausunto rakentuu perustuslain mukaisille virkanimitysperusteille (taito, kyky, koeteltu kansalaiskunto). Lausunnon pohjalta tuomiokapituli antaa viranhoitomääräyksen.

Mikäli kyseessä on määräaikainen seurakuntapastorin virka, hiippakuntapastori kartoittaa ensin, onko hiippakunnan omassa papistossa työtä vailla olevia henkilöitä. Jos tämän kartoituksen tuloksena löytyy viralle hoitaja, KirkkoRekry-ilmoittautumista ei käynnistetä, vaan annetaan papille viranhoitomääräys. Hiippakuntapastorille on delegoitu enintään kuuden kuukauden pituisen viranhoitomääräyksen antaminen papin virkaan viranhaltijapäätöksellä.

Jos määräaikaiseen virkaan ei löydy tällä tavoin hoitajaa, tuomiokapituli avaa virkaan avoimen ilmoittautumismenettelyn KirkkoRekry-järjestelmässä. Pyrimme siihen, että pappisvihkimystä hakevaa teologia ei suoraan kutsuta seurakuntavirkaan ilman avointa hakua vaan että kaikilla vihkimystä hakevilla olisi mahdollisuus tavoitella virkoja. Tästä periaatteesta voidaan poiketa pakottavista aikataulusyistä.

Lähtökohtana on, että kaikki pappisvihkimystä hakevat teologit voivat jättää hakemuksensa seurakuntapastorin vakinaisiin ja määräaikaisiin virkoihin. Aikataulusyistä tästä periaatteesta voidaan kuitenkin poiketa: jos esimerkiksi virkaan tarvitaan hoitajaa välittömästi ja pappisvihkimys olisi vasta kuukausien päästä, hakuilmoituksessa todetaan, että virkaan etsitään papiksi vihittyä henkilöä. Ne vihkimystä hakevat teologit, jotka saavat kutsun seurakunnan haastatteluun ja joita ei aiemmin ole haastateltu tuomiokapitulissa, saavat kutsun haastatteluun tuomiokapituliin. Mikäli mahdollista, tuomiokapitulin haastattelu on ennen seurakunnan järjestämää haastattelua. Tuomiokapitulissa haastattelijoina ovat piispa, hiippakuntadekaani ja hiippakuntapastori.

Jos henkilö saa seurakunnalta vokaation vähintään puolen vuoden mittaiseen viranhoitoon, hänet kutsutaan ordinaatiovalmennukseen. Lapuan hiippakunnassa on viime aikoina ollut vuodessa kaksi pappisvihkimystä.

Kappalainen

Kun kappalaisen virka jää vaille vakinaista haltijaa, tuomiokapituli pyytää seurakunnalta lausunnon virantäytöstä ja viran erityisistä tarpeista. Sen pohjalta tuomiokapituli laatii yhdessä seurakunnan kanssa hakuilmoituksen ja julistaa viran haettavaksi yleensä noin kuukauden hakuajalla. Hakuilmoitus julkaistaan kokonaisuudessaan KirkkoRekry-palvelussa, Oikotie-palvelussa ja evl.fi-rekrytointisivuilla. Hakuajan päätyttyä hiippakuntapastori valmistelee tuomiokapitulin istuntoon lausunnon hakijoista. Hakijoita ei tässä vaiheessa yleensä haastatella.

Tuomiokapitulin lausunto keskittyy hakijoiden kelpoisuuteen. Lisäksi hakijoita arvioidaan hakuasiakirjojen pohjalta viran erityisten tarpeiden näkökulmasta. Kokonaisvaltainen arviointi, johon kuuluvat haastattelut, jää yleensä seurakunnan tehtäväksi, kun valintaprosessi jatkuu seurakunnassa tuomiokapitulin annettua lausuntonsa. Tuomiokapitulin lausuntoa ei valmisteluvaiheessa lähetetä hakijoille eikä julkaista. Vaalin jälkeen lausunto annetaan hakijalle, jos hän pyytää sitä. Kun seurakunnan toimittama vaali on saanut lainvoiman, tuomiokapituli antaa virkaan valitulle viranhoitomääräyksen (pöytäkirjanotteen ohella erillinen, numeroitu asiakirja, joka luetaan virkaanasettamismessussa).

Kirkkoherra

Kirkkoherran virantäytön alkuvaihe etenee pitkälti samoin kuin kappalaisen viran osalta, minkä lisäksi päätetään vaalitavasta (välitön/välillinen vaali). Jos seurakunta pyytää välillistä vaalia, esitys on perusteltava. Hakuajan päätyttyä hakijat kutsutaan haastatteluun tuomiokapitulin istuntoon.

Haastattelun jälkeen pappisasessori valmistelee tuomiokapitulin seuraavaan istuntoon joko vaaliehdotuksen tai lausunnon, jossa otetaan kantaa hakijoiden kelpoisuuteen ja keskinäiseen järjestykseen. Aivan samoin kuin kappalaisen vaalissa, kirkkoherran välillisessä vaalissa tuomiokapitulin lausuntoa ei tässä vaiheessa lähetetä hakijoille eikä julkaista. Vaalin jälkeen lausunto annetaan hakijalle, jos hän pyytää sitä.

Välillisessä vaalissa tuomiokapituli nimeää vaalin valmistelijan, joka vie prosessia eteenpäin seurakunnan kanssa. Valmistelija on toisen seurakunnan kirkkoherra, yleensä lääninrovasti. Kun vaali on saanut lainvoiman, tuomiokapituli antaa virkaan valitulle viranhoitomääräyksen (pöytäkirjanotteen ohella erillinen, numeroitu asiakirja, joka luetaan virkaanasettamismessussa).

Kirkkoherran vaalin osalta erittäin tärkeä apuväline seurakunnalle on:

Kirkkoherranvaalin hallintomenettely (PDF)

Kirje hiippakunnan seurakunnille 30.1.2014:

Kirkkoherran ja kappalaisen vaali (PDF)

Lisätiedot:
Hiippakuntapastori Jaakko Antila
040 777 3210, jaakko.antila@evl.fi