Tietosuojaseloste - KirkkoRekry

TIETOSUOJASELOSTE
REKRYTOINTIEN HAKIJAT (KIRKKOREKRY)

Tässä kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi

Tällä tietosuojaselosteella annamme sinulle, rekisteröidylle henkilölle, tietoja henkilötietojesi käsittelystä ja oikeuksistasi yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Suosittelemme, että tutustut tämän tietosuojaselosteen sisältöön aika ajoin, jotta saat tietoosi selosteeseen mahdollisesti tehdyt muutokset.

Viimeksi päivitetty: 16.1.2023

1 REKISTERINPITÄJÄ

Lapuan hiippakunnan tuomiokapituli (Y-tunnus 0245876-0)
PL 160 (Koulukatu 24)
60101 Seinäjoki
lapua.tuomiokapituli@evl.fi

2 REKISTERIASIOISTA VASTAAVAT HENKILÖT JA/TAI YHTEYSHENKILÖT

Jaakko Antila
Lapuan hiippakunnan tuomiokapituli
PL 160 (Koulukatu 24), 60101 Seinäjoki
puh. 040 777 3210, jaakko.antila@evl.fi

Varahenkilö

Tuomas Hemminki
Lapuan hiippakunnan tuomiokapituli
PL 160 (Koulukatu 24), 60101 Seinäjoki
puh. 050 338 2570, tuomas.hemminki@evl.fi

Kirkon keskusrahaston tietosuojavastaava:
tietosuojavastaava.kkr@evl.fi

3 REKISTERIN NIMI

Kirkkorekry.fi-palvelun työnhakijatietojen rekisteri.

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja käsitellään rekrytointien toteuttamisessa.

5 REKISTERIN SISÄLTÖ

Rekisteröidystä kerätään seuraavat tiedot:

(a) perustiedot ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli, jolla käyttäjä käyttää hakijaportaalia;

(b) koulutukseen liittyvä tieto, kuten suoritetut tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus;

(c) työhistoriaan liittyvä tieto kuten aiemmat työnantajat, tehtävänimike kuvaus työtehtävistä, työsuhteen kesto;

(d) käyttäjätunnus ja salasana;

(e) järjestelmän tekninen käyttäjätieto, audit trailit ja lokitiedot.

Rekrytointijärjestelmään tallennettavat työnhakijasta kerättävät tiedot riippuvat kulloinkin siitä, mitä tietoja kohdennetun rekrytoinnin hakulomakkeella kysytään, ja mitä tietoja kyseinen henkilö itsestään antaa ja tallentaa rekrytointijärjestelmään.

6 TIETOJEN LUOVUTUS

Tietoja voidaan luovuttaa rekrytoinnin osapuolille, joiden kanssa on tehty sopimus rekrytointiin liittyvien palveluiden käytöstä.

Julkisissa hauissa hakijoiden julkiset tiedot voidaan luovuttaa pyydettäessä (hakijan nimi, ikä, koulutus ja työkokemus).

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietojen luovutuksessa noudatetaan palvelutarjoajien kanssa tehtyjä tietosuojasopimuksia.

7 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterinpitäjä varmistaa, että sähköisesti käsiteltäviä tietoaineistoja käsitellään kulloinkin ajan tasalla olevien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Tietoturvakäytäntöihin kuuluvat esim. tietoaineiston salaus tiedonsiirroissa, käyttöoikeuksien rajaukset ja ohjelmistojen asianmukaiset päivitykset.

Rekisterinpitäjän työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

8 HENKILÖREKISTERISSÄ OLEVIEN TIETOJEN SÄILYTYS JA HÄVITTÄMINEN

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Julkisessa viranhaussa valituksi tulleen hakijan tiedot säilytetään pysyvästi tuomiokapitulin asianhallintajärjestelmässä.

Avoimiin työpaikkoihin jätetyt hakemukset anonymisoidaan automaattisesti kahden (2) vuoden kuluttua sen jälkeen, kun työnantaja on päättänyt rekrytoinnin käsittelyn tekemällä rekrytoinnille päättämistoiminnon. Mikäli päättämistoiminto jätetään tekemättä, järjestelmä päättää rekrytoinnin automaattisesti vuoden kuluttua työpaikan hakuajan päättymisen jälkeen. Tällaisessa tapauksessa hakemus siis säilyy järjestelmässä kolme (3) vuotta hakuajan päättymisestä.

9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet:

a)       Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin;

b)      Oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;

c)       Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;

d)      Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;

e)      Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;

f)        Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytykset täyttyvät;

g)       Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan edellä mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Huomioithan, että voimme mahdollisesti pyynnöstäsi huolimatta säilyttää ja käyttää tietojasi, jos tämä on tarpeen esim. lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai oikeutettujen etujemme (esim. oikeussuojan) varmistamiseksi.